Voice­mail ab­fra­gen

Zu je­der Ne­ben­stel­le ge­hört ei­ne Voice­mail­box, auch dei­ne NFON-Ne­ben­stel­le hat ei­ne VM-Box. Dort wer­den ma­xi­mal 100 Nach­rich­ten ge­spei­chert wo­bei ei­ne Nach­richt ma­xi­mal 3 Mi­nu­ten lang sein darf.

Ei­ni­ge Kun­den fra­gen, ob man die Auf­zeich­nung auch aus­schal­ten kann. Nein, die VM-Box zeich­net im­mer auf!

Be­nach­rich­ti­gung per E‑Mail

Neue Sprach­nach­rich­ten wer­den am Te­le­fon oder in der App op­tisch an­ge­zeigt (Mes­sa­ge Wai­ting In­di­ca­tor, MWI). Die Ab­fra­ge der Nach­rich­ten ist sehr ein­fach, mit der NFON App Suite am ein­fachs­ten.

Du kannst dir neue Nach­rich­ten per E‑Mail zu­sen­den las­sen. Die wav-Da­tei ent­hält die auf­ge­zeich­ne­te Nach­richt. Nach dem Ver­sand kannst Du die Nach­richt aus dei­ner VM-Box lö­schen las­sen um wie­der Platz für neue Nach­rich­ten zu schaf­fen. Die Ein­stel­lun­gen dei­ner VM-Box bie­ten da­zu zwei Ein­stel­lungs­mög­lich­kei­ten, sie­he Screen­shot.

Ab­fra­ge der ei­ge­nen VM

Die ei­ge­ne VM-Box kannst du am ein­fachs­ten mit der NFON App Suite ab­fra­gen. Du kannst aber auch dei­ne VM-Box von dei­ner Ne­ben­stel­le aus an­ru­fen und die Nach­rich­ten am Te­le­fon an­hö­ren. Da­zu musst du dei­ne ei­ge­ne Voice­mail-PIN wis­sen.

Du kannst dei­ne Voice­mail-Box über den Funk­ti­ons­code *791 an­ru­fen. Das klappt über die Web, Desk­top oder Mo­bi­le App.

Der Sprach­dia­log fragt nach dei­nem Pass­wort und meint da­mit dei­ne Voice­mail-PIN. Das ist ei­ne Zahl, die dein NFON-Ad­mi­nis­tra­tor dir mit­ge­teilt hat.

Das Sprach­me­nü der VM-Box ist selbst­er­klä­rend. Sie­he auch:

Ab­fra­ge ei­ner an­de­ren VM

Du kannst auch die Voice­mail ei­ner an­de­ren Ne­ben­stel­le ab­fra­gen. Da­zu be­nö­tigst Du die Num­mer der ab­zu­fra­gen­den (an­de­ren) Ne­ben­stel­le so­wie die Voice­mail-PIN der an­de­ren Ne­ben­stel­le.

Du kannst die an­de­re Voice­mail-Box über den Funk­ti­ons­code *791<Nst> an­ru­fen. Wenn Du z.B. die VM-Box von Ne­ben­stel­le 21 ab­fra­gen möch­test, dann wählst Du den Funk­ti­ons­code *79121 und da­nach die Voice­mail-PIN von Ne­ben­stel­le 21.

Die Voice­mail-PIN der an­de­ren Ne­ben­stel­le er­hältst du vom Nut­zer der an­de­ren Ne­ben­stel­le. Das Sprach­me­nü der VM-Box ist selbst­er­klä­rend.

Voice­mail-Fern­ab­fra­ge

Der Funk­ti­ons­code *791 zur Ab­fra­ge dei­ner Voice­mail funk­tio­niert nur, wenn Du den Code von ei­ner NFON-Ne­ben­stel­le (Sys­tem­te­le­fon oder NFON-App) wählst.

Wenn Du dei­ne ei­ge­ne oder ei­ne an­de­re Voice­mail “aus der Fer­ne”, al­so von ei­nem Te­le­fon au­ßer­halb dei­ner NFON Cloud-Te­le­fon­an­la­ge ab­fra­gen oder ein­stel­len möch­test, so muss dein Ad­mi­nis­tra­tor zu­nächst ei­ne Fern­ab­fra­ge-Ruf­num­mer ein­rich­ten:

  1. In der NFON Cloud-Te­le­fon­an­la­ge ei­ne freie ex­ter­ne Ruf­num­mer oder Durch­wahl für die Voice­mail-Fern­ab­fra­ge fest­le­gen
  2. Im neu­en Ad­min-Por­tal 4: Kon­fi­gu­ra­ti­on –> Durch­wah­len –> Fern­ab­fra­ge-Ruf­num­mer su­chen & be­ar­bei­ten
  3. Als Ziel *791 ein­ge­ben und Ein­stel­lun­gen be­stä­ti­gen
  4. Die Voice­mail-Fern­ab­fra­ge-Ruf­num­mer an die Nut­zer kom­mu­ni­zie­ren

Nun kannst Du die Voice­mail-Fern­ab­fra­ge-Ruf­num­mer an­ru­fen und ge­langst di­rekt in das Voice­mail-Me­nü. Sie­he auch

Die­se Ruf­num­mer ist aus dem öf­fent­li­chen Te­le­fon­netz er­reich­bar! Da­her ist es wich­tig, dass der Ad­mi­nis­tra­tor die Min­dest­län­ge der Voice­mail-PIN auf 6 oder mehr Zif­fern ein­stellt.

Du als Nut­zer soll­test zur ei­ge­nen Si­cher­heit dei­ne Voice­mail-PIN von Zeit zu Zeit än­dern. Sie­he auch: Voice­­­mail-PIN än­dern

Die Nut­zer­füh­rung bzw. Dia­lo­ge nach An­ruf der Voice­mail-Fern­ab­fra­ge-Ruf­num­mer sind et­was spar­sam 😉

Die ers­te An­sa­ge lau­tet ein­fach nur “Mail­box”. Tip­pe nun an dei­nem Te­le­fon nun die ge­wünsch­te Ne­ben­stel­len-Num­mer ein, bei der Du die Voice­mail-Ein­stel­lun­gen än­dern möch­test. Die sys­tem­be­ding­te War­te­zeit kannst du ver­kür­zen, wenn du nach der Num­mer die # wählst. Nun wird die Ne­ben­stel­len-Num­mer wie­der­holt und nach “Pass­wort” kannst du Dei­ne Voice­mail-PIN ein­ge­ge­ben, ge­folgt von # da­mit es flot­ter geht.

Nun wird man durch das Voice­mail-Me­nü ge­führt und kann Voice­mails ab­hö­ren oder die Ein­stel­lun­gen der Voice­mail än­dern. Ich emp­feh­le bei Nut­zung der Voice­mail die “tem­po­rä­re An­sa­ge”. Sie­he auch Voice­mail be­spre­chen

Was nun noch fehlt, wä­re ei­ne Op­ti­on zum De­ak­ti­vie­ren der Sprach­auf­zeich­nung. Man­che Kun­den wün­schen le­dig­lich ei­ne An­sa­ge und möch­ten kei­ne Auf­zeich­nung von Sprach­nach­rich­ten. Ea­sy­bell und Cis­co WebEx Cal­ling bie­ten die­se Op­ti­on. Viel­leicht wird NFON die­se Op­ti­on auch ir­gend­wann im­ple­men­tie­ren. Sie­he https://​www​.nfon​.com/​d​e​/​s​e​r​v​i​c​e​/​r​e​l​e​a​s​e​-​n​o​t​es/

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