Te­le­fon­as­sis­tenz

Es gibt vie­le Be­grif­fe, aber nur we­ni­ge gen­der-neu­tra­le oder dis­kri­mi­nie­rungs­freie Be­grif­fe für die Chef-Se­kre­tär-Schal­tung.

Der Be­griff Te­le­fon­as­sis­tenz er­scheint mir sehr pas­send und am neu­trals­ten zu sein. Die Te­le­fon­as­sis­tenz ist ein Teil­be­reich der Bü­ro­as­sis­tenz und kon­zen­triert sich auf die Un­ter­stüt­zung der te­le­fo­ni­schen Er­reich­bar­keit. Zur ein­fa­chen Un­ter­schei­dung nut­ze ich hier für die be­tei­lig­ten Ne­ben­stel­len die Na­men Chef (=Füh­rungs­kraft) und Sek (=As­sis­tenz).

Die fol­gen­den Funk­tio­nen und Ein­stel­lun­gen müs­sen vom NFON-Ad­mi­nis­tra­tor vor­ge­nom­men wer­den:

Be­schrei­bung

Die Funk­tio­nen der Te­le­fon­as­sis­tenz kön­nen wie folgt be­schrie­ben wer­den:

  • Der Chef hat “ver­steck­te” in­ter­ne und ex­ter­ne Ruf­num­mern.
  • Nur be­stimm­te in­ter­ne und ex­ter­ne Ruf­num­mern dür­fen den Chef di­rekt an­ru­fen. Al­le an­de­ren in­ter­nen, ex­ter­nen oder an­ony­men An­ru­fe für den Chef lan­den beim Sek.
  • An­ru­fe für den Chef lan­den beim Sek und wer­den bei Be­darf vom Sek wei­ter­ge­lei­tet.
  • Der Chef kann bei Be­darf An­ru­fe auf das ei­ge­ne Ge­rät schal­ten.
  • Chef und Sek kön­nen ge­gen­sei­tig An­ru­fe über­neh­men.
  • Chef und Sek kön­nen Di­rekt­an­sa­gen (Durch­sa­gen) ma­chen.

Hier ein Schau­bild der Te­le­fon­as­sis­tenz der fik­ti­ven Fir­ma “Netz­schrau­ber”, die mit dem An­ker:

Für die o.g. Funk­tio­nen wer­den fol­gen­de NFON Funk­ti­ons­ele­men­te ge­nutzt:

Wei­te­re in­ter­es­san­te Bei­trä­ge zum The­ma “Er­reich­bar­keit”:

Kon­fi­gu­ra­ti­on

Die Kon­fi­gu­ra­ti­on springt zwi­schen den NFON-Funk­ti­ons­ele­men­ten et­was hin und her, da die ver­schie­de­nen Ele­men­te von­ein­an­der ab­hän­gig sind.

Ne­ben­stel­len

Zu­nächst wer­den die bei­den Ne­ben­stel­len an­ge­legt:

Ei­gen­schaftChefSek
Na­meChef (in­tern)Sek
Ne­ben­stel­le (in­tern)3531
Amts­lei­tung (ex­tern)…-35…-31
aus Te­le­fon­buch aus­blen­den?janein
An­klop­fen?neinja
Ge­gen­sprech­an­la­ge an?jaja

Se­lek­ti­ve Ruf­um­lei­tung

Bis auf be­stimm­te Aus­nah­men wer­den al­le in­ter­nen oder an­ony­men An­ru­fe di­rekt zum Sek um­ge­lei­tet. Da­mit das funk­tio­niert, muss beim Chef ein neu­es Ruf­um­lei­tungs­pro­fil ein­ge­rich­tet und ak­ti­viert wer­den:

Das Ruf­um­lei­tungs­pro­fil ent­schei­det an­hand der Quel­le (engl.: Source), wie der An­ruf um­ge­lei­tet wer­den soll. NFON nennt die­se Funk­ti­on auch “Source Ba­sed Call For­war­ding” (SBCF). Die Rei­hen­fol­ge der ein­zel­nen Re­geln kann nicht be­ein­flußt wer­den, NFON sor­tiert die Re­geln ver­mut­lich nach “lon­gest match”.

Skill-Grup­pe

Für die in­ter­ne und ex­ter­ne Er­reich­bar­keit der Füh­rungs­kraft wird ei­ne Skill-Grup­pe ver­wen­det:

Ei­gen­schaftSkill
Na­meChef (Ver­tei­ler)
Amts­lei­tung…-30
Mit­glie­der31, 35
War­te­mu­sikKlin­gel­ton

Hier wird ei­ne Skill-Grup­pe ver­wen­det, da ei­ne War­te­schlan­ge zu öf­fent­lich ist. Je­de Ne­ben­stel­le kann sich in ei­ne War­te­schlan­ge ein­bu­chen wo­bei ei­ne Skill-Grup­pe nur für be­stimm­te Mit­glie­der zu­gäng­lich ist und von NFON-Ad­mi­nis­tra­tor ver­wal­tet wird.

Pick­up-Grup­pe

Ei­gen­schaftGrup­pe
Na­meChef­Sek-Pick-up
Pick-up Grup­peja
Mit­glie­der31, 35

Ne­ben­stel­len

Ei­gen­schaftChefSek
An­ge­zeig­te Ne­ben­stel­le bei in­ter­nen An­ru­fenSkill-Grup­pe: Chef (30)Kei­ne Ak­ti­on
Skill Op­ti­onab­ge­mel­detan­ge­mel­det
An­ge­zeig­te Durch­wah­len30 (Chef (Ver­tei­ler))-/-
Funk­ti­ons­tas­tenBLF Sek
In­ter­Com Sek
*87 (Durch­wahl an)
**87 (Durch­wahl aus)		BLF Chef (in­tern)
In­ter­Com Chef
*87 (Durch­wahl an)
**87 (Durch­wahl aus)

In­ter­com

Die Ge­gen­sprech-Funk­ti­on (In­ter­com) funk­tio­niert nur (zu Ne­ben­stel­len, die sich in der sel­ben Pick-up Grup­pe be­fin­den und nur)** zu in­ter­com-fä­hi­gen End­ge­rä­ten:

  • Snom
  • Ye­al­ink

Sie­he auch:

Für In­ter­com exis­tie­ren ver­schie­de­ne Funk­ti­ons­codes (*-Codes):

  • *80 — In­ter­com ein­schal­ten
  • **80 — In­ter­com aus­schal­ten
  • *80nn — In­ter­com zu Ne­ben­stel­le nn

** Lei­der trifft fol­gen­de Aus­sa­ge zu In­ter­com und Pick-up nicht zu:

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